Supervisor adalah seseorang yang ditugasi untuk membuat perencanaan, melakukan pengawasan dan pengelolaan terhadap orang-orang yang ada di bawahnya berdasarkan hierarki jabatan. Berikut ini adalah kiat untuk menjadi supervisor yang lebih baik khususnya dalam kaitannya menghadapi mereka yang disupervisi.
1. Perhatikan betul momen interaksi Anda.
Bersikaplah lebih cermat dari biasanya di setiap interaksi dan komunikasi antara Anda dan anak buah. Lebih cermat di sini dalam artian bersikap reflektif dan awas: “Apakah aku mau manakala disuruh atau dinasehatin dengan cara seperti ini?”, “Apakah aku sudah menunjukkan rasa hormat kepada mereka yang aku suruh ataukah aku terkesan mentang-mentang dan sok?”, “Apakah cara ngomong yang seperti ini bisa dipahami oleh mereka?”
Ada kalanya anak buah enggan membuka mulut terhadap supervisor karena mereka khawatir terlihat bodoh atau mereka bermaksud mencari tahu sendiri apa-apa yang sebenarnya mereka tidak mengerti. Maka bersikaplah cermat dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan reflektif seperti di atas. Baca juga bahasa tubuhnya, apakah bola matanya melihat ke kiri samping atau atas selama beberapa saat lalu sesudah itu dia mengernyitkan dahi? Itu tandanya dia tak punya suatu pengalaman pun dari ingatannya yang membuat dia bisa pahami omongan Anda. Apakah dia mendengarkan Anda sambil menutupi mulutnya dengan telapak tangan setelah itu dia silangkan tangan di depan dada apalagi sambil menatap Anda sambil tundukkan kepala? Itu artinya dia awalnya ragu dengan apa yang Anda sampaikan, dia membandingkan dengan apa-apa yang dia ketahui dan lalu tidak bersepakat dengan Anda.
2. Dapatkan masukan langsung dari anak buah Anda.
Terutama di saat momen informal, coba tanyakan kepada anak buah tentang apa-apa yang bisa membuat Anda bisa lakukan tugas dengan lebih baik;
- Kamu pernah nggak punya supervisor yang sip? Dia orangnya kayak gimana? dan apa yang biasa dia lakukan?
- Kamu masih inget nggak pujian paling indah yang pernah kamu dapatkan dari supervisor kamu? Itu pujian atas apa?
- Pernah nggak kamu nemui supervisor kamu lagi menjengkelkan atau bersikap apapun yang kamu jadi bener-bener nggak suka? Kalau nggak pernah, kira-kira apa yang bakal mbikin kamu jengkel ama supervisor kamu?
- Menurut kamu sendiri, apa yang kamu butuhkan untuk membuat kerjaanmu jadi tambah bagus?
- Menurutmu aku punya sifat apa yang bisa mbikin temen-temenmu benci atau gak betah sama aku?
Seluruh pertanyaan di atas pada dasarnya menanyakan persepsi anak buah terhadap supervisor sehingga bisa ditemukan informasi yang spesifik dari tiap orang. Anda tidak sebaiknya menghabiskan seluruh pertanyaan itu pada satu orang. Atau jikapun Anda memang punyai karyawan yang amat kritis, jangan tanyakan itu semua pada satu waktu. Untuk karyawan yang kurang kritis (atau kurang cerdas), Anda sebaiknya berikan dia waktu untuk menjawab; entah beberapa jam atau hingga keesokan harinya.
3. Dengarkan dengan lebih baik
Semakin Anda handal dalam mendengarkan kebutuhan orang lain, semakin orang lain akan merasa dihargai, hingga kemudian semakin juga mereka menghargai dan mendengarkan Anda. Tidak hanya itu, mereka akan lebih permisif atas kesalahan atau khilaf yang Anda pernah lakukan.
Terkadang anak buah sekedar ingin agar suaranya didengarkan (terutama perempuan) tanpa kemudian menuntut ada penyelesaian dari apa-apa yang mereka sampaikan. Maka jangan selalu terbebani bahwa Anda harus mengakhiri sesi obrolan Anda dengan solusi. Yang wajib Anda lakukan adalah membiarkan dia berbicara hingga rampung, melakukan parafrase sewajarnya, mengorek informasi yang relevan dari apa yang sekiranya belum disampaikannya, dan tidak mempersalahkan apa-apa yang dia rasakan.
Mendengarkan orang lain juga berarti tidak hanya terpaku pada sampaian lesan. Perhatikan juga sikap tubuhnya, perhatikan juga apa kebutuhan yang dia punya yang terungkap dari sumber-sumber yang lain, terutama dari teman satu wilayah kerja.
4. Ciptakan atmosfer yang aman untuk berbicara lepas
Supervisor yang sedemikian tampak berkuasa bisa membuat anak buah sungkan atau malah sampai tak berani bersuara. Jika Anda bersungguh-sungguh ingin meminta umpan balik dari anak buah, maka Anda harus membuat mereka merasa aman dulu untuk bersuara dengan jujur. Hal ini Anda lakukan dengan sejak awal mengatakan betapa Anda menghargai kejujuran yang disampaikan dengan cara yang baik (misal untuk bicara keburukan, jangan di depan umum). Setelah ada yang benar-benar bersuara kepada Anda, maka jangan pernah hukum. Jika memang dia menyampaikan dengan cara yang kurang santun, atau bahkan informasi yang dia sampaikan ternyata bohong, maka jangan sampai para anak buah salah mengira bahwa Anda membenci sikap keterbukaannya.
5. Jika memang ada perilaku atau performa buruk, tangani dengan cepat dan tegas
Perilaku yang buruk (berbohong, menyalahgunakan kewenangan, memanipulasi, korupsi) harus diberantas sejak masih berupa tindakan-tindakan sederhana. Kepedulian Anda dalam menangani “dosa-dosa” kecil akan membuat anak buah Anda sungkan dan ragu sekedar untuk merencanakan “dosa-dosa” besar. Di sinilah letak ketegasan. Sementara itu, manakala umpan balik atau penyikapan diberikan setelah kesalahan terjadi berlarut-larut, maka bisa jadi banyak hal yang sudah tidak lagi diingat dan tidak terasa urgen lagi perihalnya. Oleh karenanya, lakukan evaluasi dengan segera.
6. Berlatihlah dalam menemukan kebaikan orang lain
Semakin Anda terampil dalam menemukan kebaikan dan performa baik anak buah, sekecil apapun itu, dan lalu mengungkapkan kepada mereka –apalagi di hadapan orang banyak, itu akan membuat reputasi Anda semakin meningkat di hadapan anak buah. Bahkan mereka yang belum tampakkan performa baik pun menjadi hormat dan suka pada Anda.
Yang biasanya terjadi adalah, performa buruk dikecam dan diungkit-ungkit, namun performa baik dianggap sudah biasa karena sudah selayaknya memang begitu. Saya sendiri mengalaminya, memang tidak mudah untuk memuji kebaikan-kebaikan kecil dan tidak selalu menggaris bawah pada kesalahan-kesalahan. Namun itulah kualitas yang diharapkan oleh anak buah.
7. Jangan Jai’m secara berlebihan
Jaga image atau ja’im memang diperlukan. Berbicara dengan bahasa indonesia formal dan mengenakan pakaian resmi memang bisa mengundang rasa hormat, yang mana itu penting untuk dipunya seorang supervisor. Namun jangan lantas keterusan. Ingatlah bahwa rasa hormat anak buah harusnya bukan sekedar dari busana dan cara bicara (tapi itu tetap penting), melainkan sejak awal sang supervisor perlu miliki pengetahuan, skill, dan mentalitas yang lebih baik atau yang memang bisa diteladani. Maka manakala di luar kantor, jangan terus terbawa kondisi formal, karena toh masih ada hal lain yang bisa datangkan hormat selain dari formalitas. Banyak sekali perihal yang bisa digali dari anak buah manakala mereka sedang tidak terkondisikan secara formal dan tidak sedang merasa ada jarak yang jauh antara mereka dan Anda sang supervisor.
8. Tunjukkan bahwa Anda peduli pada anak buah sebagai manusia
Dalam bisnis yang kian kompetitif seperti sekarang ini, bersikap tegas dan selalu bercara pandang “ini bisnis, jangan main-main” mudah sekali untuk dilakukan. Yang lebih sulit adalah menyeimbangkannya dengan cara pandang bahwa anak buah bagaimanapun juga manusia; mereka punya kebutuhan untuk dihargai, dimengerti kebutuhan dan emosinya, serta diperhatikan. Penelitian yang dilakukan oleh Gallup menunjukkan bahwa bagaimana sikap dan perasaan sang atasan terhadap anak buah memberi dampak positif yang besar pada bagaimana anak buah akan bersikap dan berperforma pada pekerjaan mereka.
Karyawan yang merasa dirinya diperhatikan akan merasa enggan untuk meninggalkan tanggung jawab, semakin kecil peluangnya mengalami kecelakaan kerja, semakin kecil kemungkinannya mengajukan komplain atau klaim, menjadi enggan untuk berbuat buruk seperti mencuri, lebih susah untuk berhenti, dan tentunya akan lebih berpeluang bicara baik tentang supervisor mereka ke rekanan, teman, dan keluarga.
Bentuk konkrit yang menunjukkan Anda peduli semisal adalah:
- Mengetahui siapa anak buah Anda di luar pekerjaan; keluarganya, hobinya, anaknya sekarang berapa, dan apa-apa yang tidak relevan dengan urusan pekerjaan.
- Menanyakan bagaimana kabar anak buah Anda, misal ketika tampak sakit, bingung, sangat bergembira atau emosi intens lainnya.
- Manakala anak buah Anda tak sungkan untuk menanyakan informasi yang tak terkait kerja; misal tentang tempat rekreasi yang cocok untuk keluarga, tempat rental kendaraan yang bagus dan murah, dsb.
- Menunjukkan ketertarikan pada karir profesional anak buah Anda
- Membantu anak buah Anda memecahkan masalah terkait pekerjaan
9. Teladankan sikap sopan dan menghormati
Di tengah lingkungan kerja yang sedemikian padat urusan, karyawan bisa tenggelam dalam pekerjaan mereka dengan bertumpuk email, SMS, dan dokumen kerja. Terkadang itu semua bisa membuat seseorang lupa untuk menanggapi dengan cara-cara yang baik hingga akhirnya menimbulkan perasaan tak nyaman di pihak lain. Hal ini semisal saja:
- Tidak membalas panggilan telepon, email, atau SMS. Ini membuat pihak lain jadi geregetan, utamanya untuk urusan yang mendesak.
- Tidak memberitahu bahwa Anda sudah benar-benar membaca pesan email yang telah terkirim atau apakah yang sudah dikirimkan itu memang betul-betul sesuai dengan apa yang diinginkan.
- Malas berucap “Minta tolong” dan “Terima kasih”
- Hadir rapat terlambat
Dan kiat terakhir ini lah yang secara umum perlu dijadikan pegangan: jadilah teladan, dalam perihal sekecil apapun.
sumber :
http://akhmadguntar.com/9-kiat-menjadi-supervisor-handal/
