Teks Berjalan

Assalammualaikum Wr, Wb, Selamat Datang di Situs Web saya, semoga bermanfaat kepada semua pengunjung, Jika ada saran dan kritik kirimkan ke adhifatra@gmail.com, terimakasih, wassalam

Sunday 13 June 2010

Implementasi Sistem Mutu pada Bagian Litbang PDAM

PENDAHULUAN
Sistem mutu merupakan salah satu aspek manajemen yang bertujuan mengarahkan dan mengendalikan aset dan proses kerja suatu organisasi, agar organisasi tersebut dapat meningkatkan kepuasan pihak-pihak yang berkepentingan serta memiliki potensi untuk berkembang secara berkelanjutan. Walaupun sistem mutu memiliki prinsip-prinsip yang generik, namun penerapannya ke dalam perusahaan harus disesuaikan dengan konteks kegiatan utama perusahaan tersebut. Makalah ini membahas posisi sistem mutu dalam pengelolaan Dept of R&D. Pembahasan diawali dengan uraian tentang pengelolaan Dept of R&D dan kemudian dilanjutkan dengan pembahasan berbagai aspek penting yang perlu dipertimbangkan oleh Dept of R&D dalam mengembangkan dan menerapkan sistem mutu.

PENGELOLAAN DEPARTEMEN LITBANG
Pengelolaan Aset Intelektual
Produk utama Dept of R&D adalah aset intelektual baik yang berbentuk :
(a) codified knowledge seperti publikasi ilmiah (scientific publication), paten (patent), desain produk/proses (product design/process);
(b) tacit knowledge seperti kapasitas Litbang, kapasitas inovasi, serta kemampuan mengembangkan solusi IPTEK (knowledge and technology).

Namun berbeda dengan kegiatan produksi lain dimana penggunaan produk yang dihasilkan semata-mata ditujukan kepada pelanggannya, aset intelektual yang dihasilkan oleh Dept of R&D juga diperlukan sebagai input untuk melaksanakan kegiatan R&D selanjutnya. Oleh karena itu, unit-unit kerja yang ada di dalam suatu Dept of R&D juga merupakan pengguna dan memiliki kepentingan terhadap aset intelektual yang dihasilkan. Aset intelektual tersebut dapat dipergunakan untuk mengembangkan transaksi dengan pihak-pihak lain yang memerlukannya. Aset intelektual yang berbentuk codified knowledge pada umumnya dapat dipergunakan secara langsung. oleh pihak lain, baik secara komersial atau tidak. Sementara tacit knowledge hanya dapat dipergunakan oleh pihak lain melalui penggunaan jasa yang disediakan oleh Bagian Litbang, atau melalui kemitraan (partnership). Ditinjau dari penggunaannya oleh pihak lain, sifat produk IPTEK (knowledge & technology) yang dihasilkan oleh Dept of R&D juga dapat dikelompokkan ke dalam public goods dan private goods. Produk IPTEK seperti publikasi dan makalah ilmiah bersifat public goods karena peredaran dan penggunaannya oleh pihak lain tidak dapat dikendalikan sepenuhnya oleh Bagian Litbang yang menghasilkannya. Sedangkan paten, kemampuan inovasi atau kemampuan mengembangkan solusi IPTEK bersifat private goods karena penggunaannya oleh pihak lain dapat dikendalikan sepenuhnya oleh Bagian Litbang yang memilikinya. Aset intelektual yang bersifat public goods seringkali memperkuat citra Bagian Litbang di mata pihak-pihak yang berkepentingan. Semakin baik kualitas aset itu, semakin besar pula prospek untuk mendapatkan mitra dan pelanggan. Di lain pihak aset yang bersifat private goods dapat memperkuat posisi Bagian Litbang terhadap pelanggan dan mitranya karena dengan menggunakan paten dan tacit knowledge yang spesifik, solusi IPTEK yang dihasilkan oleh Bagian Litbang itu menjadi sukar ditiru oleh pihak-pihak lain.
intelektual dalam siklus pertumbuhan suatu Bagian Litbang. Kegiatan Litbang yang dilaksanakan menghasilkan aset intelektual yang dapat dipergunakan untuk memperdalam atau memperluas pelaksanaan Litbang, serta untuk mengembangkan jasa atau kemitraan IPTEK. Apabila solusi IPTEK yang dihasilkan oleh Bagian Litbang tersebut dapat memuaskan pihak-pihak yang berkepentingan, maka kepercayaan pihak yang berkentingan akan menguat dan harapan mereka terhadap Bagian Litbang akan meningkat pula. Peningkatan harapan pihak-pihak yang berkepentingan merupakan tantangan yang akan mendorong Bagian Litbang untuk meningkatkan kinerja kegiatan Litbang dan jasa yang dilakukannya, karena apabila harapan tersebut dapat dipenuhi maka kemungkinan lembaga memperbesar perolehan pembiayaan dari pihak-pihak tersebut akan meningkat pula. Uraian di atas menunjukkan bahwa aset intelektual yang dihasilkan oleh Bagian Litbang merupakan sumber daya yang sangat penting bagi pertumbuhan Bagian Litbang.
Uraian tersebut juga memberikan gambaran bahwa inti pengelolaan Bagian Litbang berkaitan dengan pembentukan, pengelolaan, perlindungan dan pendayagunaan aset intelektual, baik untuk meningkatkan kegiatan litbang dilingkungannya sendiri maupun untuk mengembangkan jasa dan kemitraan yang diperlukan oleh berbagai pihak lain yang berkepentingan. Beberapa pihak berkentingan yang perlu mendapatkan perhatian adalah sebagai berikut:
• Pelaku usaha
Pihak ini memiliki kepentingan untuk menggunakan aset intelektual seperti paten, prototipe, desain produk atau proses apabila IPTEK tersebut dapat digunakan sebagai solusi untuk meningkatkan daya saing bisnis mereka.
• Lembaga Riset lain
Pihak ini memiliki kepentingan membentuk kemitraan apabila aset intelektual yang dimiliki oleh Lembaga Riset dapat menutupi kelemahan atau meningkatkan efektivitas kegiatan yang mereka lakukan.
• Pemerintah
Pihak ini berkepentingan untuk mengalokasikan anggaran IPTEK kepada Lembaga Riset yang mampu menghasilkan aset intelektual untuk memperbesar pasokan IPTEK bagi masyarakat atau untuk mengatasi permasalahan pengembangan.

Pengelolaan Laboratorium
Banyak Puslitbang yang kegiatannya berkaitan dengan pengukuran besaran fisik tertentu. Suatu hasil pengukuran selalu mengandung ketidakpastian, yaitu nilai yang menyatakan rentang dimana nilai benar hasil pengukuran itu berada. Agar hasil kegiatan litbang dan jasa dapat diandalkan, setiap hasil pengukuran yang terkait dengan kegiatan tersebut harus diketahui ketidakpastiannya secara tepat. Apabila Bagian Litbang tidak mengetahui ketidakpastian hasil pengukuran yang dilakukan, maka hasil kegiatan dan jasa yang dilakukan dapat menjadi tidak reproducable. Keadaan itu akan menimbulkan permasalahan sebagai berikut:
• publikasi ilmiah yang dihasilkan tidak dipercayai oleh pihak-pihak yang berkepentingan, karena pada saat dilakukan pengulangan oleh pihak lain tidak diperoleh hasil yang sama;
• pada saat solusi teknologi yang dihasilkan diintegrasikan oleh produsen ke dalam proses atau produk dapat terjadi permasalahan yang tidak terduga dan bahkan dapat menimbulkan kerugian, di mana Bagian Litbang dapat menjadi pihak yang harus mengatasi liabilitas terhadap kerugian yang ditimbulkan.
Nilai ketidakpastian dapat ditimbulkan oleh alat ukur yang dipergunakan, ketelitian operator yang melaksanakan pengukuran, serta kondisi lingkungan dimana pengukuran dilakukan.
Oleh karena itu, laboratorium Litbang harus secara periodik mengkalibrasikan peralatan ukur yang dipergunakan agar ketidakpastian peralatan tersebut dapat diketahui, serta mengikuti program uji profisiensi untuk mengetahui ketidakpastian secara menyeluruh, termasuk yang diakibatkan oleh ketelitian operator, lingkungan kerja, metoda ukur dan obyek ukur. Dengan demikian pengelolaan laboratorium Litbang harus mencakup program dan prosedur untuk menentukan, memelihara dan memperbaiki ketidakpastian pengukuran.

Pengelolaan Risiko
Bagian Litbang tertentu memiliki kegiatan yang berpotensi menimbulkan bahaya keselamatan atau kesehatan bagi pelaksananya, bagi pengguna hasilnya, serta bagi masyarakat sekitarnya. Di samping itu, pengguna solusi Bagian Litbang dapat digugat apabila solusi tersebut mengandung kekayaan intelektual pihak lain, dan pihak lain tersebut tidak pernah memberi izin terhadap penggunaannya. Dalam keadaan yang demikian, Bagian Litbang dapat dituntut untuk mengganti kerugian yang ditimbulkan. Oleh karena itu suatu Bagian Litbang harus menganalisis semua bentuk risiko yang mungkin terjadi, serta memiliki sistem pengelolaan liabilitas yang merupakan tanggungjawabnya.

Pengelolaan Tanggung jawab Sosial
Sejalan dengan perkembangan globalisasi, tuntutan terhadap tanggung jawab sosial suatu organisasi semakin kuat. Suatu organisasi harus peduli terhadap perkembangan masyarakat, kelestarian fungsi lingkungan dan perkembangan perekonomian secara berkelanjutan. Bahkan pada saat ini semakin banyak organisasi yang mengintegrasikan tanggung jawab sosial sebagai bagian yang tidak terpisah dari kebijakan dan strategi bisnis mereka, karena pelaksanaan tanggung jawab sosial akan memperkuat citra mereka di mata masyarakat, meningkatkan daya dukung bagi kegiatan usahanya, dan pada akhirnya memperkuat posisi serta keberlanjutan pertumbuhan organisasi tersebut.
Bagian Litbang juga harus memiliki tanggung jawab sosial. Beberapa aspek sebagai berikut harus mendapatkan perhatian:
• Bagian Litbang harus memastikan bahwa hasil litbang dan jasa yang dilaksanakan dapat dipercaya, serta tidak menimbulkan:
(a) ganguan bagi kesehatan masyarakat,
(b) keresahan atau gejolak sosial, serta
(c) ancaman bagi kelestarian fungsi ingkungan;

• Bagian Litbang perlu memperhatikan pentingnya penyebarluasan aset intelektual yang bersifat public goods untuk meningkatkan kecerdasan masyarakat;

• Bagian Litbang perlu memanfaatkan sebagian kapasitas yang dimiliki untuk meningkatkan kehidupan sosial ekonomi masyarakat luas dan masyarakat sekitarnya;
• Bagian Litbang bertanggungjawab terhadap kesejahteraan karyawan-karyawannya.

SISTEM MUTU BAGIAN LITBANG
Sebagaimana telah diuraikan, sistem mutu merupakan salah satu aspek manajemen yang bertujuan mengarahkan serta mengendalikan aset dan proses kerja organisasi, agar organisasi tersebut dapat meningkatkan kepuasan pihakpihak yang berkepentingan serta memiliki potensi untuk tumbuh secara berkelanjutan.
Kebijakan Lembaga
Seperti organisasi lain, Departemen Litbang perlu memiliki kebijakan untuk mengembangkan dirinya. Sejumlah unsur kebijakan yang perlu mendapatkan perhatian adalah sebagai sebagai berikut:
• Profil Kemampuan Bagian
Bagian Litbang harus mengetahui profil kemampuan yang dimilikinya sebagai titik tolak untuk menentukan kekuatan yang dimiliki, menilai posisi kekuatan tersebut terhadap perkembangan iptek serta terhadap kepentingan pihakpihak yang berkepentingan, serta untuk menetapkan fokus pengembangan dirinya.
Analisis profil kemampuan perlu mempertimbangkan sejumlah faktor sebagai berikut:
(a) aset intelektual, baik yang merupakan codified atau tacit knowledge, maupun yang bersifat public goods atau private knowledge;
(b) sarana iptek;
(c) profil pengguna jasa yang disediakan; dan
(d) jaringan kemitraan dengan lembaga-lembaga Litbang lain.

• Rencana Strategis
Rencana Strategis Bagian perlu secara komprehensif mengambarkan:
(1) bidang kerja bagian, termasuk bidang-bidang spesifik yang merupakan kekuatan lembaga itu sesuai dengan profil kemampuannya,
(2) posisi bagian saat ini;
(3) posisi masa depan yang ingin dicapai dan faktor lingkungan yang mempengaruhi perkembangan bagian; serta
(4) roadmap yang harus ditempuh untuk mencapai posisi masa depan yang diinginkan.

Rencana strategis memberikan kerangka bagi perencanaan dan pengembangan kegiatan litbang dan pengembangan jasa bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

• Strategi litbang
Startegi litbang menjabarkan:
(1) arah dan prioritas litbang yang harus dilaksanakan untuk mendukung pelaksanaan roadmap lembaga dengan mempertimbangkan profil kemampuan yang dimiliki serta yang harus dikembangkan untuk mencapai posisi yang ingin dicapai;
(2) model pelaksanaan litbang, seperti apakah akan dilaksanakan sendiri, melalui kemitraan dengan lembaga lain, atau outsourcing;
(3) sumber-sumber pendanaan yang dapat digali untuk membiayai pelaksanaannya, baik dari pendapatan yang diperoleh melalui penjualan paten dan desain produk/proses serta melalui penyediaan jasa, atau yang
dapat diperoleh dari pemerintah maupun sumber-sumber pendanaan lain.

• Strategi produk dan jasa
Kebijakan ini menjabarkan:
(1) nilai ekonomi dari aset intelektual yang dimiliki, terutama yang bersifat private goods;
(2) pihak pihak yang memiliki kepentingan untuk menggunakannya;
(3) produk atau jasa yang akan ditawarkan secara komersial kepada pihak-pihak tersebut;
(4) model implementasi yang perlu dikembangkan, seperti model bisnis dan investasi yang diperlukan; serta
(5) berbagai bentuk kerjasama dengan pihak lain yang diperlukan.

Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)
Agar kebijakan Bagian Litbang dapat dilaksanakan secara optimal, diperlukan suatu sistem manajemen yang dapat memadukan pengelolaan aset intelektual, pengelolaan sarana laboratorium, pengelolaan risiko dan pengelolaan tanggung jawab sosial untuk mendukung pelaksanaan rencana strategis lembaga, serta strategi litbang dan strategi produk dan jasa sebagaimana telah diuraikan terdahulu. Oleh karena itu, Bagian Litbang sebaiknya mengembangkan sistem manajemen mutu yang memenuhi sejumlah prinsip sebagai berikut:

a. Berfokus pada Pelanggan (Customer focus)
Perkembangan organisasi tergantung pada transaksi dengan pelanggannya. Dengan demikian organisasi harus mengenali harapan pelanggan serta mengusahakan agar kinerjanya dapat memenuhi bahkan melebihi harapan mereka.
b. Kepemimpinan (Leadership)
Kepimpinan manajemen puncak diperlukan untuk membentuk kesatuan kepentingan dan arah organisasi serta membentuk dan memelihara lingkungan kerja, agar semua unsur organisasi dapat terlibat sepenuhnya untuk mengupayakan pencapaian obyektif organisasi.
c. Involvement of people
Setiap orang pada semua tingkatan organisasi merupakan aset yang sangat penting. Mereka harus dapat dilibatkan agar kemampuannya dapat sepenuhnya dipergunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
d. Process approach
Hasil yang diinginkan dapat dicapai secara lebih efisien apabila kegiatan dan sumber daya yang terkait dapat dikelola sebagai suatu proses.
e. System approach to management
Untuk menjamin efisiensi dan efektivitas pencapaian obyektif organisasi, inter-relasi antar proses harus diidentifikasi, difahami dan dikelola sebagai suatu sistem.
f. Continual improvement
Perbaikan kinerja keseluruhan organisasi secara berkelanjutan harus merupakan obyektif yang permanen dari organisasi.
g. Factual approach to decision making
Pengambilan keputusan harus dilakukan berdasarkan fakta yang menggambarkan keadaan sesungguhnya.
h. Mutually beneficial supplier relationships
Oleh karena suatu organisasi memiliki saling ketergantungan dengan pemasoknya, maka hubungan yang saling menguntungkan akan memperkuat kemampuan kedua belah pihak untuk meningkatkan nilai tambah.

sistem manajemen mutu mengandung sejumlah elemen proses yang harus dikelola secara holistik sebagai suatu kesatuan sistem. Proses proses tersebut dapat dikelompokkan ke dalam:
1. rantai proses produksi untuk menghasilkan produk/jasa yang diharapkan oleh pihak pihak yang berkepentingan, mulai dari
(a) mengenali harapan mereka;
(b) menentukan kebijakan dan sasaran mutu untuk memenuhi harapan itu;
(c) merencanakan proses kerja yang diperlukan;
(d) mendistribusikan tanggung jawab dan pengalokasian sumber daya untuk pelaksanaan proses itu; serta
(e) melaksanakan dan mengendalikan proses kerja tersebut;

2. rantai umpan balik mencakup:
(a) pengawasan untuk mendeteksi semua penyimpangan pelaksanaan proses kerja dan pencapaian sasaran mutu,
(b) tindakan untuk mengkoreksi ketidak sesuaian tersebut,
(c) penelusuran dan penghilangan penyebab ketidaksesuaian tersebut agar tidak terjadi lagi; dan
(d) penentuan tindakan perbaikan berkelanjutan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Peran Manajemen Puncak (Role of Top Management)
Melalui kepemimpinan dan tindakan, manajemen puncak organisasi dapat membentuk lingkungan kerja di mana semua pegawai dapat terlibat sepenuhnya dalam penerapan sistem manajemen mutu. Manajemen puncak bertanggung jawab untuk:
• menetapkan dan memelihara kebijakan dan sasaran mutu, serta mempromosikannya keseluruh jajaran organisasi agar diketahui dan dijadikan motivasi kerja, serta diterapkan oleh seluruh karyawan;
• memastikan agar seluruh jajaran organisasi terfokus pada pemuasan harapan pelanggan;
• memastikan diterapkannya proses yang tepat agar harapan pelanggan serta pihak lain yang berkepentingan dapat terpenuhi, dan agar sasaran mutu yang telah ditetapkan dapat dicapai;
• memastikan agar seluruh elemen sistem manajemen mutu dapat dikembangkan, diterapkan dan dipelihara untuk mencapai sasaran mutu;
• mengkaji ulang sistem manajemen mutu yang diterapkan secara periodik.

Dokumentasi
Untuk menjamin agar semua proses kerja dapat dilaksanakan secara konsisten serta memiliki rekaman yang tertelusur dan dapat diaudit dan dievaluasi secara mudah, organisasi harus mengembangkan sistem dokumentasi yang dapat mendukung keperluan sebagai berikut:
• menjabarkan sistem manajemen mutu yang dipergunakan (quality manuals);
• menjabarkan penerapan sistem manajemen mutu pada kegiatan produksi, proyek dan kontrak tertentu (quality plans);
• menjabarkan spesifikasi yang harus dicapai untuk setiap produk sesuai dengan harapan pelanggan;
• memberikan pedoman yang dapat diacu dalam plaksanaan sistem manajemen mutu;
• menjabarkan prosedur, instruksi kerja dan dokumen kerja atau drawing untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses tertentu;
• merekam semua fakta yang berkaitan dengan pelaksanaan proses kerja dan hasil yang diperoleh.

Evaluasi
Pelaksanaan sistem manajemen mutu harus dievaluasi secara perodik untuk mengetahui:
(a) apakah proses kerja seluruh jajaran organisasi telah dijabarkan secara baik dan dapat dilaksanakan secara efektif;
(b) apakah tanggung jawab pelaksanaan dan pengendalian proses kerja telah didistribusikan dan dilaksanakan dengan baik;
(c) apakah semua prosedur kerja telah diterapkan dan dipelihara; dan
(d) apakah pelaksanaan semua proses kerja dapat mencapai hasil sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
Oleh karena itu organisasi harus mengembangkan rantai feedback, dan melakukan audit serta management review terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu secara periodik. Audit diperlukan untuk menentukan sejauhmana semua ketentuan sistem manajemen mutu telah dipenuhi dan memberikan umpan balik kepada manajemen tentang efektivitas sistem manajemen mutu yang diterapkan serta kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan. Management Review perlu dilakukan oleh manajemen puncak untuk mengkaji kecocokan dan kecukupan serta efektivitas sistem manajemen mutu yang diterapkan, dengan memperhatikan laporan hasil audit serta umpan balik dari pihak-pihak yang berkepentingan. Kegiatan ini juga diperlukan untuk menganalisis kebutuhan perbaikan kebijakan dan sasaran mutu sesuai dengan perubahan harapan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan.
Untuk mengkaji posisi kegiatan usaha yang dilakukan serta menentukan prioritas pengembangan dirinya, suatu organisasi juga perlu melakukan self-assessment secara komprehensif untuk mengkaji semua kegiatan serta kinerja organisasi secara keseluruhan, termasuk melakukan benchmarking terhadap model of exellence tertentu. Perbaikan Berkelanjutan Untuk memperkuat posisi serta menyesuaikan diri dengan perkembangan harapan pihak-pihak yang berkepentingan, suatu organisasi harus selalu melakukan perbaikan secara berkelanjutan baik terhadap kebijakan dan sasaran mutu, proses kerja baik yang terkait dengan rantai produksi maupun rantai feedback, serta terhadap mutu produk/jasa yang dihasilkan. Perbaikan tersebut sebaiknya dilakukan secara gradual dan kontinyu.

Keterkaitan Sistem Manajemen Mutu dengan Aspek Manajemen Lain
Sebagaimana telah dibahas, pengelolaan suatu Departemen Penelitian & Pengembangan berkaitan dengan pengelolaan aset intelektual, pengelolaan ketertelusuran pengukuran, pengelolaan risiko dan pengelolaan tanggung jawab sosial. Oleh karena itu sistem manajemen mutu yang diterapkan perlu dikaitkan secara komplementer dengan pengelolaan aspek-aspek tersebut. Tentunya bobot kepentingan dari setiap aspek tersebut akan berbeda-beda tergantung pada bidang kerjanya.

PENUTUP
Sistem manajemen mutu merupakan unsur yang penting dalam sistem mutu Bagian Litbang, agar aset intelektual yang dimiliki dapat dipergunakan secara efektif dan efisien untuk melaksanakan kebijakan dan strategi lembaga, sesuai dengan harapan pihak-pihak yang berkepentingan. Walaupun pada dasarnya inti dari sistem mutu suatu Bagian Litbang berkaitan erat dengan pengelolaan dan pendayagunaan aset intelektual, namun bagi Bagian Litbang tertentu pengelolaan risiko harus diutamakan. Bagian Litbang yang kegiatannya memerlukan pengukuran besaran besaran fisik, harus memiliki manajemen untuk memastikan ketertelusuran hasil pengukuran yang dilakukannya. Bagian Litbang sebaiknya juga mengitegrasikan tanggung jawab sosial dalam kebijakan dan strategi lembaga.

No comments:

Post a Comment