Teks Berjalan

Assalammualaikum Wr, Wb, Selamat Datang di Situs Web saya, semoga bermanfaat kepada semua pengunjung, Jika ada saran dan kritik kirimkan ke adhifatra@gmail.com, terimakasih, wassalam

Sunday 13 June 2010

Prosedur dan Evaluasi Penggunaan Perkantoran Elektronis dan Operasional Komputer PDAM

PROSEDUR DAN EVALUASI PENGGUNAAN PERKANTORAN

ELEKTRONIS DAN OPERASIONAL KOMPUTER





Dalam melaksanakan penerapan perkantoran elektronis dan operasional komputer lingkungan perusahaan, beberapa aspek yang diatur dan prosedur yang menjadi acuan untuk dipedomani adalah sebagai berikut:



A. Instalasi Jaringan

Dalam penggunaan dan pengembangan sistem jaringan, khususnya intranet PDAM ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:



1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Komponen penting yang perlu diketahui untuk dapat mengaplikasikan suatu program atau perangkat lunak (Software) serta mempercepat akses ke jaringan adalah fasilitas hardware yang dimiliki. Untuk itu spesifikasi dalam setiap pengadaan unit komputer mengacu pada standar minimal yang ditetapkan.

Untuk perkembangan spesifikasi hardware akan selalu disampaikan melalui surat resmi oleh Subbag Sistem Informasi kepada seluruh bagian secara berkala per enam bulan sekali atau setiap kali ada penyesuaian dan perubahan mendasar dalam penggunaan hardware.



2. Standarisasi Pengkabelan

Jaringan yang dibuat dan dikembangkan akan dapat terakses dengan baik apabila didukung oleh pengkabelan yang baik dan benar. Untuk itu dalam kerangka sistem jaringan di lingkungan PDAM ditetapkan standar kabel yang digunakan dalam pemanfaatan sistem jaringan serta diberikan pelindung dalam pemasangannya. Untuk Network Cabling diantaranya yaitu kabel jenis UTP Verified Category 5E, dengan konektor RJ 45.



3. Standardisasi Alamat (Internet Protocol/IP Address)

Alamat IP ditulis berdasarkan standar yang dikeluarkan oleh InterNIC yaitu suatu organisasi yang bertanggung jawab dalam administrasi pengalamatan IP Internet sedangkan untuk alamat lokal ditentukan berdasarkan otoritas penomoran internet yaitu Internet Assigned Numbers Authority (IANA).

Penjelasan singkat pengalamatan IP secara umum dapat dilihat dalam tabel berikut :

Jenis Kelas IP Address

Kelas A 10.0.0.0 – 10.255.255.255

Kelas B 172.16.0.0 – 172.31.255.255

Kelas C 192.168.0.0 – 192.168.255.255



Sedangkan Penjelasan singkat pengalamatan IP secara private dapat dilihat dalam tabel berikut :

Untuk lingkungan PDAM standardisasi IP lokal ( private IP) menggunakan tipe kelas A yang penomorannya dimulai dengan

10.0.0.0 s/d 10.255.255.255.



4. Standardisasi Penamaan

DNS dapat disamakan fungsinya dengan buku telepon. Dimana setiap komputer di jaringan Internet memiliki host name (nama komputer) dan Internet Protocol (IP) address. Secara umum, setiap client yang akan mengkoneksikan komputer yang satu ke komputer yang lain, akan menggunakan host name. Lalu komputer akan menghubungi DNS server untuk mencek host name yang diminta tersebut, berapa IP address-nya. IP address ini yang digunakan untuk mengkoneksikan komputer dengan komputer lainnya. Seperti halnya pembuatan alamat, maka untuk memberikan kemudahan dalam mendeteksi sumber atau alamat pengguna dalam sistem jaringan di lingkungan PDAM, maka ditetapkan standardisasi penamaan. Seluruh Bagian yang akan membuat penamaan, baik instansi ataupun personal dilakukan secara resmi melalui surat ke Bagian Litbang U/P Subbag Sistem Informasi, dimana dalam pembuatan penamaan seluruhnya menjadi kewenangan Subbag Sistem Informasi.

Domain penamaan di PDAM, menggunakan domain : http://www.tirtamonpase.com

5. Standardisasi Perangkat Lunak (Software)

- Security

Securty merupakan software yang berguna untuk menjaga keamanan suatu sistem dalam jaringan dari gangguan yang berasal dari luar atau orang yang tidak mempunyai hak akses seperti hacker. Standardisasi software security yang digunakan untuk komputer pribadi (personal computer - PC) dan server adalah zone alarm security.

- Antivirus

Antivirus merupakan program yang berguna untuk menjaga, mendeteksi dan menghapus virus dari sistem komputer.

Dengan demikian perlu digunakan standardisasi penggunaan antivirus untuk mencegah jaringan dari serangan virus yang dapat menyebabkan gangguan dalam menggunakan jaringan. Oleh sebab itu untuk standardisasi penggunaan antivirus di lingkungan PDAM digunakanlah anti virus Mc Afee.

- Service pack

Service pack merupakan produk windows yang merupakan updater atau pembaharuan dari sistem operasi yang berguna untuk memperbaiki kesalahan dan menambahkan suatu fasilitas tertentu sehingga sistem operasi tetap terkini (up to date). Standardisasi service pack di lingkungan PDAM menggunakan service pack versi terbaru.

Jenis Kelas Antara Jumlah

Jaringan

Jumlah Host Per

Jaringan

Kelas A 1-126 126 16.777.214

Kelas B 128-191 16.384 65.534

Kelas C 192-223 2.097.152 254



- Sistem operasi

Sistem operasi merupakan kumpulan program yang bertanggung jawab mengelola perangkat keras dan meyediakan berbagai fasilitas operasi dasar, misalnya penyimpanan file, akses ke jaringan, eksekusi program dan pemanfaatan memori. Sistem operasi berbasis windows yang banyak digunakan pada di lingkungan PDAM yaitu Windows XP Professional. Sedangkan sistem operasi yang digunakan untuk server adalah Microsoft Wndows 2003 Server, Windows 2000 Advance Server , Windows XP Professional.



6. Standarisasi Alamat Persuratan Elektronis (email Address)

Untuk memberikan penyeragaman dan memudahkan dalam mendeteksi sumber atau alamat pengguna dalam sistem jaringan di lingkungan PDAM, maka ditetapkan standardisasi alamat persuratan elektronis. Seluruh unit kerja yang akan membuat alamat persuratan elektronis, baik instansi ataupun personal dilakukan secara resmi melalui surat ke Unit Pengelola Data dan Informasi PDAM, dimana dalam pembuatan alamat seluruhnya menjadi kewenangan Subbag Sistem Informasi.



7. Pemeliharaan

Setelah seluruh sistem jaringan yang dibangun dan dikembangkan selesai, maka sebagai tahap selanjutnya diperlukan pemeliharaan sebagai upaya jangka panjang guna mempermudah dan memperlancar akses dalam pemakaian fasilitas jaringan. Dalam hal ini peran Subbag Sistem Informasi untuk menyiapkan tenaga teknisi yang handal dan mampu memahami bidangnya secara professional (pelaksana sistem informasi). Standardisasi pemeliharaan jaringan adalah updating service serta updating dan upgrade sistem operasi. Dan yang paling penting dalam pemeliharaan untuk komputer client yaitu: peremajaan (Updating) antivirus, Windows atau service pack, pengecekan pada hardware apakah masih layak pakai atau terdapat hardware yang sudah lemah, serta harus ganti hardware atau di tingkatkan (upgrade).

Pengecekan pada sistem jaringan seperti IP address, dns, domain atau workgroup, subnet mask, dan gateway apakah sudah terkonfigurasi dengan benar atau tidak.

Standardisasi pemeliharaan yang dilakukan setelah sistem informasi atau program yang telah selesai dibuat adalah pembuatan dokumentasi sistem, petunjuk operasional sistem, mengadakan pelatihan untuk pengguna sistem, memperbaiki sistem apabila terdapat kesalahan (bug) pada sistem tersebut, serta menambahkan fasilitas pada sistem agar sistem tetap yang terkini (upto-date).

8. Koneksi Jaringan

Standardisasi koneksi jaringan yang digunakan di lingkungan PDAM, yaitu koneksi jaringan antar unit pelayanan dan antar komputer dalam satu gedung telah menerapkan desain jaringan topologi star dengan menggunakan media tranmisi kabel dan tanpa kabel (wireless) untuk access internet.



B. Registrasi e-mail

Pada hakekatnya Elektronic Mail (email) dapat dimilliki oleh seluruh karyawan yang terdaftar secara resmi di PDAM.

Dalam hal ini e-mail dibedakan menjadi 3 (tiga), yaitu :

1. E-mail bagian

Untuk membuat e-mail ini harus secara resmi pengusulannya oleh bagian yang bersangkutan atau dapat pula dibuat langsung Subbag Sistem Informasi U/P Pelaksana Sistem Informasi dengan persetujuan kemudian dari bagian yang dibuatkan e-mailnya. Hal ini guna tidak terjadi duplikasi istilah atau nama yang akan mengakibatkan kerancuan dalam jaringan.

2. E-mail Karyawan

E-mail karyawan dapat dimiliki oleh seluruh karyawan PDAM. Untuk membuat e-mail ini dilakukan secara kolektif dengan surat resmi pengusulannya oleh bagian dimana para karyawan yang akan memiliki email tersebut bekerja atau dapat pula dibuat langsung oleh Pelaksana Sistem Informasi apabila ada kegiatan-kegiatan resmi terkait dengan peningkatan kemampuan SDM pengelola komputer atau sejenisnya dengan persetujuan kemudian dari unit kerja karyawan yang dibuatkan e-mailnya. Hal ini guna tidak terjadi duplikasi istilah atau nama yang akan mengakibatkan kerancuan dalam jaringan.

3. E-mail Task Force

E-mail Task Force bersifat sementara dan dapat dibuat melalui surat resmi pengusulan oleh Ketua atau Koordinator yang ditunjuk bertanggung jawab dalam kegiatan dimaksud atau dapat pula dibuat langsung oleh Subbag Sistem Informasi apabila ada pemberitahuan sebelumnya secara resmi terkait dengan kegiatan yang menunjang Visi dan Misi Perusahaan. Apabila jangka waktu kegiatan tersebut telah berakhir, maka secara otomatis e-mail tersebut akan terhapus sesuai waktu yang telah disepakati.

4. Milis (mailing list)

Pada umumnya milis dibagi dalam tiga kelompok, yaitu:

- Milis komunitas

Milis komunitas merupakan kumpulan alamat email yang digunakan oleh kelompok orang yang memiliki kesamaan (kesamaan keahlian, kesamaan bidang kerja, kesamaan hobi).

- Milis task force

Milis task force merupakan kumpulan alamat email yang digunakan oleh kelompok untuk suatu kegiatan resmi yang diadakan oleh PDAM. Milis ini bersifat sementara yaitu selama kegiatan tersebut berlangsung atau kegiatan tersebut telah selasai. Jumlah anggota yang tergabung dalam milis ini terbatas.

- Milis bagian

Milis bagian merupakan kumpulan alamat email yang digunakan oleh kelompok bagian masing-masing untuk rutinitas kerja. Prosedur registrasi untuk milis komunitas, milis task force dan milis bagian pembuatannya harus secara resmi diajukan oleh pihak yang bersangkutan atau dapat pula dibuat langsung oleh Subbag Sistem Informasi atas persetujuan kemudian dari pihak tersebut yang dibuatkan e-mailnya. Hal ini guna tidak terjadi duplikasi istilah atau nama yang akan mengakibatkan kerancuan dalam jaringan.



C. Pengembangan Aplikasi

Pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu :

1. Pengembangan aplikasi yang dikerjakan oleh Subbag Sistem Informasi, dengan mekanisme sebagai berikut:

a. Unit kerja yang akan mengembangkan aplikasi menyampaikan surat secara resmi ke Subbag Sistem Informasi;

b. Surat yang diterima akan diproses dan ditanggapi selambat-lambatnya dalam waktu 1 (satu) bulan;

c. Pertemuan pembahasan dilakukan untuk menentukan batasan dan detil aplikasi yang akan dikembangkan;

d. Batasan dan detil aplikasi yang disepakati dituangkan dalam dokumen kerjasama;

e. Berdasarkan dokumen kerjasama, dilakukan pengembangan aplikasi;

f. Pengembangan aplikasi selesai, Subbag Sistem Informasi menyerahkan aplikasi berikut laporan dan dokumentasi.

2. Pengembangan aplikasi melalui pihak ketiga (outsourcing), dengan mekanisme sebagai berikut:

a. Bagian yang akan mengembangkan aplikasi menyampaikan surat pemberitahuan ke Bagian Litbang U/P Subbag Sistem Informasi;

b. Surat yang diterima akan diproses dan ditanggapi dalam bentuk rekomendasi selambat-lambatnya dalam waktu 1 (satu) bulan;

c. Pihak ketiga melakukan kegiatan pengembangan aplikasi secara penuh berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dengan mitra pendamping (counterpart) dari Subbag Sistem Informasi;

d. Pengembangan aplikasi selesai, pihak ketiga menyerahkan aplikasi berikut laporan dan dokumentasi.

3. Pengembangan aplikasi yang dikerjakan sendiri, dengan mekanisme sebagai berikut:

a. Unit kerja yang akan mengembangkan aplikasi menyampaikan surat pemberitahuan ke Bagian Litbang U/P Subbag Sistem Informasi;

b. Surat yang diterima akan diproses dan ditanggapi dalam bentuk rekomendasi selambat-lambatnya dalam waktu 1 (satu) bulan;

c. Unit kerja yang bersangkutan melakukan kegiatan pengembangan aplikasi secara penuh dengan mitra pendamping (counterpart) dari Bagian Litbang;

d. Pengembangan aplikasi selesai, unit kerja yang bersangkutan menyampaikan salinan (copy) aplikasi berikut laporan dan dokumentasi ke Bagian Litbang U/P Subbag Sistem Informasi.



D. Evaluasi Penggunaan Perkantoran Elektronis Dan Operasional Komputer

Evaluasi penggunaan perkantoran elektronis dan operasional komputer dilakukan setiap bulan Nopember oleh Pelaksana Sistem Informasi, mengikutsertakan Subbag Sistem Informasi dan Bagian Litbang serta Bagian terkait.



PENINGKATAN KEMAMPUAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)



Program peningkatan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) mempunyai dua kebutuhan dasar yang menjadi patokan dalam aktivitas inventarisasi dan kebutuhan, yaitu:

1. Kebutuhan untuk memperkenalkan program kerja yang didukung teknologi elektronis dengan sendirinya membutuhkan penguasaan keahlian baru (instructional needs).

2. Kebutuhan untuk dapat mencapai/memenuhi standar sertifikasi keahlian direalisasikan melalui pelatihan SDM dibidang keahlian baru (need assessment).

Tujuan utama peningkatan kemampuan SDM adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan peningkatan kemampuan tersebut diatas. Secara spesifik perlu digambarkan struktur pencapaiannya, yang pada prinsipnya menjelaskan bagaimana tujuan global direncanakan akan dicapai. Struktur umum pencapaian tujuan utama, digambarkan secara berjenjang dalam urutan beberapa pencapaian tujuan antara, sehingga keberhasilan pencapaian tujuan utama dengan mudah dapat dievaluasi.

Adapun urutan pencapaian tujuan tersebut dimulai dari tujuan utama sampai dengan tujuan elementer adalah sebagai berikut :

a. Tujuan Utama

Merupakan tujuan akhir program dari peningkatan kemampuan SDM. Keberhasilan pemanfaatan perkantoran elektronis dalam rangka otomasi prosedur kerja harian instansi pemerintah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Sebagai contoh: metode manual pengolahan data digantukan dengan metode elektronis secara lintas instansi; pengarsipan manual digantikan dengan pengarsipan elektronis lintas instansi.

b. Tujuan Program

Merupakan tujuan antara turunan level pertama dari tujuan utama yang spesifik diterapkan dalam masing-masing unit program. Tujuan utama memiliki beberapa tujuan program. Sebagai contoh untuk dapat merealisasikan tujuan utama pada butir a, harus disiapkan SDM yang kompeten untuk mengaplikasikan program networking (LAN) sehingga komunikasi elektronis internal dan lintas instansi dapat direalisasikan untuk dapat mengoperasikan penyiapan dan pengolahan data elektronis harus disiapkan personal yang mampu mengoperasikan program database instansi pemerintah tersebut.

c. Tujuan Kursus/Unit Peningkatan Kemampuan

Merupakan tujuan antara turunan level kedua dari tujuan utama. Setiap tujuan program memiliki beberapa tujuan kursus. Sebagai contoh untuk menjadi kompeten didalam mengoperasikan jaringan (LAN), SDM harus mampu mengimplementasikan pengetahuan dasar protocol komunikasi dasar; juga menguasai pengoperasian hardware/Perangkat lunak (Software) komunikasi yang terkait dengan peralatan komunikasi seperti router, switch, hub dan lain sebagainya melalui unit pelatihan pengoperasian peralatan komunikasi.

d. Tujuan penguasaan Kemampuan Operasional Elementer (Enabling Objectives)

Merupakan tujuan antara turunan level ketiga dari tujuan utama. Setiap tujuan kursus/unit peningkatan kemampuan didalamnya terkandung beberapa tujuan, berupa kemampuan penguasaan operasional elementer. Sebagai contoh kursus/unit peningkatan kemampuan protokol komunikasi dasar mempunyai beberapa enabling objectives, misalnya kemampuan mendesain dan mempersiapkan cetak biru pengembangan LAN. Contoh lain enabling objectives ditingkat paling elementer untuk program aplikasi MS-Word, antara lain kemampuan memformat dokumen, kemampuan menggabungkan beberapa file menjadi satu file dan lain sebagainya.

Penganggaran pembangunan perkantoran elektronis dianjurkan untuk bersifat komperhensif dan tidak dipisahkan antara penganggaran pembelian perangkat keras, perangkat lunak untuk perkantoran elektronis, dan penganggaran peningkatan kemampuan SDM. Untuk meminimumkam kerugian negara, setiap usulan peningkatan kemampuan SDM yang tidak dilengkapi dengan analisa seperti yang telah diuraikan, sebaiknya ditunda sampai dengan selesai disiapkannya analisa tersebut. Bantuan asing baik yang berupa hibah maupun pinjaman pemanfaatannya juga didasarkan pada analisa kebutuhan.



PENUTUP



Pedoman ini merupakan acuan bagi karyawan dan sataf sistem informasi manajemen, serta seluruh bagian yang terkait dalam peningkatan kemampuan operasional komputer di lingkungan PDAM Tirta Mon Pase Kabupaten Aceh Utara.

Pedoman ini bersifat dinamis dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

No comments:

Post a Comment